In de awareness fase staat het creëren van inzicht en begrip en het inspireren van je medewerkers centraal. Doel is dat zij begrijpen waarom het beter is om met de nieuwe technologie te werken en één geheel te maken van de digitale werkplek. Uitleggen van nut en noodzaak van de verandering is daarom je belangrijkste opdracht. Dit bereik je door vier taken te voltooien in de awareness fase:
- Veranderteam samenstellen
Stel een team samen, bestaande uit de operatie en staf, dat intensief samenwerkt om de voortgang en de richting van het veranderproces te bespreken.
- Visie samenstellen
Organiseer een visiesessie met management en directie om te bepalen hoe de organisatie digitaal zou moeten samenwerken en kennisdelen. Dit werk je uit in een visiestatement dat je helpt om besluiten te nemen over de communicatie en de implementatie van Office 365.
- Use cases opstellen
In een use case beschrijf je hoe medewerkers willen samenwerken en hoe de Office 365 applicaties hierbij worden ingezet. Denk aan: slimmer vergaderen, samenwerken aan documenten of agile werken in een project. Ga in op het werkproces, de organisatiecultuur rondom samenwerking en kennisdeling, de competenties van de medewerkers en de gebruikte applicaties en tools. Zie onderstaande afbeelding voor de use case slimmer vergaderen.

- Doelgroepen-piramide invullen
Een hulpmiddel om de wensen en behoeften van medewerkers in kaart te brengen, is de doelgroepen-piramide (zie afbeelding). Deze piramide gaat uit van drie lagen: het individu, het team en de organisatie. Aan de hand van de use cases bepaal je welke Office 365-applicaties passen bij de verschillende doelgroepen.
