De AAA-adoptiestrategie begeleidt medewerkers in drie fasen naar omarming van het Office 365-platform. De drie fasen van de adoptiestrategie zijn:
In de awareness fase staat het creëren van inzicht en begrip en het inspireren van je medewerkers centraal. Doel is dat zij begrijpen waarom het beter is om met de nieuwe technologie te werken en één geheel te maken van de digitale werkplek. Uitleggen van nut en noodzaak van de verandering is daarom je belangrijkste opdracht. Dit bereik je door vier taken te voltooien in de awareness fase:
Stel een team samen, bestaande uit de operatie en staf, dat intensief samenwerkt om de voortgang en de richting van het veranderproces te bespreken.
Organiseer een visiesessie met management en directie om te bepalen hoe de organisatie digitaal zou moeten samenwerken en kennisdelen. Dit werk je uit in een visiestatement dat je helpt om besluiten te nemen over de communicatie en de implementatie van Office 365.
In een use case beschrijf je hoe medewerkers willen samenwerken en hoe de Office 365 applicaties hierbij worden ingezet. Denk aan: slimmer vergaderen, samenwerken aan documenten of agile werken in een project. Ga in op het werkproces, de organisatiecultuur rondom samenwerking en kennisdeling, de competenties van de medewerkers en de gebruikte applicaties en tools. Zie onderstaande afbeelding voor de use case slimmer vergaderen.
Een hulpmiddel om de wensen en behoeften van medewerkers in kaart te brengen, is de doelgroepen-piramide (zie afbeelding). Deze piramide gaat uit van drie lagen: het individu, het team en de organisatie. Aan de hand van de use cases bepaal je welke Office 365-applicaties passen bij de verschillende doelgroepen.
Als het belang van de nieuwe manier van werken duidelijk is, ga je de verschillende doelgroepen daadwerkelijk met de apps laten werken. Deze fase splits je ook weer op in vier praktische taken:
Zet innovatieve medewerkers die affiniteit hebben met Office 365 in om kleinschalige pilots uit te voeren en te experimenteren met use cases. Uit de pilots blijkt welke use cases succesvol zijn, welke verbetering behoeven en welke niet geschikt zijn.
In het communicatieplan beschrijf je, in samenwerking met het veranderteam, de communicatie rond de veranderingen en welke communicatiemiddelen hiervoor ingezet worden.
Gebruik de pilots om te achterhalen in welke mate en vorm training en begeleiding nodig is.
In een governanceplan leg je belangrijke afspraken vast om het beheerproces te vergemakkelijken, zoals het beleid, de procedures en de verantwoordelijkheden en activiteiten voor het managen van de Office 365-omgeving. Op deze manier manage je de verwachtingen bij de implementatie.
In de laatste fase worden de use cases breed binnen de organisatie geïmplementeerd. Dit is de moeilijkste en meest tijdrovende fase, maar tegelijkertijd ook de meest waardevolle. Hier ga je als individu, team en organisatie de meeste toegevoegde waarde creëren. Dit bereik je door de volgende vier taken uit te voeren:
Schaal de succesvolle pilots die je eerder hebt uitgevoerd nu op naar alle medewerkers. Lanceer het vernieuwde platform met een kick-off, bijvoorbeeld in de vorm van een feestelijk ‘livegang’.
Borg de nieuwe manier van werken in best practices en verspreid ze over de organisatie. Het doel hiervan is de online samenwerking en de kennisdeling verbeteren en de best practices doorvoeren in de werkwijze.
Adoptie is een continu proces dat met Office 365-applicaties als Power BI gemeten kan worden. Door de metingen ontvang je belangrijke sturingsinformatie over gebruik, verbeterpotentieel en de prioritering van de doorontwikkeling.
Wijs een feedbackgroep aan, bestaande uit key users en ambassadeurs, om de behoeften binnen de organisatie te peilen. Zo kun je het platform optimaal blijven faciliteren.
De adoptie is afgerond als de implementatie van de use cases succesvol heeft plaatsgevonden. De medewerkers zijn getraind en begeleid en maken effectief gebruik van het Office 365-pakket. Een volledige adoptie van Office 365 is het resultaat van een succesvolle implementatie.
Wil je de uitgebreide versie van de AAA-adoptiestrategie lezen? Download dan nu dit whitepaper!
