Home Community Blogs Succesvolle Office 365 implementatie met de AAA-adoptiestrategie

Succesvolle Office 365 implementatie met de AAA-adoptiestrategie

Als IT-manager of digital workplace manager ben je verantwoordelijk voor de digitale werkplek en voor de implementatie en adoptie van Office 365. Voor veel organisaties is het al een hele opgave om Office 365 te implementeren. Maar als de installatie en implementatie van Office 365 eenmaal is voltooid, begint het echte werk pas. Waarom? De implementatie van Office 365 is naast een technische implementatie, vooral een veranderproces. Het is moeilijk om gedrag van mensen in organisaties te veranderen. Veel IT-projecten falen, omdat medewerkers niet veranderen als zij niet willen, niet kunnen of niet mogen. Medewerkers gaan zich pas anders gedragen als zij een goede reden zien, als ze de urgentie voelen en de meerwaarde erkennen. Jouw doel is dat medewerkers Office 365 omarmen en het bijdraagt aan hun productiviteit. Met de AAA-adoptiestrategie bereik je jouw doel.
Esther van Wijngaarden

AAA-adoptiestrategie

De AAA-adoptiestrategie begeleidt medewerkers in drie fasen naar omarming van het Office 365-platform. De drie fasen van de adoptiestrategie zijn:

  1. Awareness: creëer bewustwording en inspireer de medewerkers
  2. Activate: breng medewerkers in beweging in pilots
  3. Adoption: omarm een nieuwe manier van werken

Fase 1: Awareness

In de awareness fase staat het creëren van inzicht en begrip en het inspireren van je medewerkers centraal. Doel is dat zij begrijpen waarom het beter is om met de nieuwe technologie te werken en één geheel te maken van de digitale werkplek. Uitleggen van nut en noodzaak van de verandering is daarom je belangrijkste opdracht. Dit bereik je door vier taken te voltooien in de awareness fase:

  1. Veranderteam samenstellen

Stel een team samen, bestaande uit de operatie en staf, dat intensief samenwerkt om de voortgang en de richting van het veranderproces te bespreken.

  1. Visie samenstellen

Organiseer een visiesessie met management en directie om te bepalen hoe de organisatie digitaal zou moeten samenwerken en kennisdelen. Dit werk je uit in een visiestatement dat je helpt om besluiten te nemen over de communicatie en de implementatie van Office 365.

  1. Use cases opstellen

In een use case beschrijf je hoe medewerkers willen samenwerken en hoe de Office 365 applicaties hierbij worden ingezet. Denk aan: slimmer vergaderen, samenwerken aan documenten of agile werken in een project. Ga in op het werkproces, de organisatiecultuur rondom samenwerking en kennisdeling, de competenties van de medewerkers en de gebruikte applicaties en tools. Zie onderstaande afbeelding voor de use case slimmer vergaderen.

  1. Doelgroepen-piramide invullen

Een hulpmiddel om de wensen en behoeften van medewerkers in kaart te brengen, is de doelgroepen-piramide (zie afbeelding). Deze piramide gaat uit van drie lagen: het individu, het team en de organisatie. Aan de hand van de use cases bepaal je welke Office 365-applicaties passen bij de verschillende doelgroepen.

Fase 2: Activate

Als het belang van de nieuwe manier van werken duidelijk is, ga je de verschillende doelgroepen daadwerkelijk met de apps laten werken. Deze fase splits je ook weer op in vier praktische taken:

  1. Pilots uitvoeren met ambassadeurs

Zet innovatieve medewerkers die affiniteit hebben met Office 365 in om kleinschalige pilots uit te voeren en te experimenteren met use cases. Uit de pilots blijkt welke use cases succesvol zijn, welke verbetering behoeven en welke niet geschikt zijn.

  1. Communicatieplan opstellen

In het communicatieplan beschrijf je, in samenwerking met het veranderteam, de communicatie rond de veranderingen en welke communicatiemiddelen hiervoor ingezet worden.

  1. Training en begeleiding aanbieden

Gebruik de pilots om te achterhalen in welke mate en vorm training en begeleiding nodig is.

  1. Governanceplan opstellen

In een governanceplan leg je belangrijke afspraken vast om het beheerproces te vergemakkelijken, zoals het beleid, de procedures en de verantwoordelijkheden en activiteiten voor het managen van de Office 365-omgeving. Op deze manier manage je de verwachtingen bij de implementatie.

Fase 3: Adoptie

In de laatste fase worden de use cases breed binnen de organisatie geïmplementeerd. Dit is de moeilijkste en meest tijdrovende fase, maar tegelijkertijd ook de meest waardevolle. Hier ga je als individu, team en organisatie de meeste toegevoegde waarde creëren. Dit bereik je door de volgende vier taken uit te voeren:

  1. Opschalen van de hele organisatie

Schaal de succesvolle pilots die je eerder hebt uitgevoerd nu op naar alle medewerkers. Lanceer het vernieuwde platform met een kick-off, bijvoorbeeld in de vorm van een feestelijk ‘livegang’.

  1. Successen borgen met best practices

Borg de nieuwe manier van werken in best practices en verspreid ze over de organisatie. Het doel hiervan is de online samenwerking en de kennisdeling verbeteren en de best practices doorvoeren in de werkwijze.

  1. Monitoren van gebruikscijfers

Adoptie is een continu proces dat met Office 365-applicaties als Power BI gemeten kan worden. Door de metingen ontvang je belangrijke sturingsinformatie over gebruik, verbeterpotentieel en de prioritering van de doorontwikkeling.

  1. Feedbackgroep opstellen

Wijs een feedbackgroep aan, bestaande uit key users en ambassadeurs, om de behoeften binnen de organisatie te peilen. Zo kun je het platform optimaal blijven faciliteren.

Succesvolle adoptie

De adoptie is afgerond als de implementatie van de use cases succesvol heeft plaatsgevonden. De medewerkers zijn getraind en begeleid en maken effectief gebruik van het Office 365-pakket. Een volledige adoptie van Office 365 is het resultaat van een succesvolle implementatie.

Wil je de uitgebreide versie van de AAA-adoptiestrategie lezen? Download dan nu dit whitepaper!

Whitepaper: Adoptie van Office 365 in drie stappen

Wil je Office 365 implementeren? Hoe overtuig je iedereen van het nut van Office 365? Welke strategie gebruik je en hoe haal je het meeste uit de nieuwe digitale werkplek?

Klaar om iWRITER 365 zelf uit te proberen?

Probeer het zelf

De basisversie van iWRITER is voor één enkele gebruiker gratis. Het enige dat je nodig hebt is een Office 365 licentie.

of

Vraag een demo aan

Laat je e-mail achter om een demo in te plannen. We geven je inzichten en beantwoorden je vragen.

Onze website maakt gebruik van functionele, analytische, social media en tracking cookies van iWRITER en derden. Door verder gebruik te maken van deze webpagina ga je hier automatisch mee akkoord.
begrepen!