E-mailing Outlook
Home Community Blogs E-mailen was nog nooit zo eenvoudig met e-mail templates in Outlook

E-mailen was nog nooit zo eenvoudig met e-mail templates in Outlook

Wist je dat je met een uitbreiding op iWRITER 365 net zo snel en gemakkelijk e-mails kunt opstellen als documenten in Word? In deze blog leg ik je uit hoe je dat doet.
Esther van Wijngaarden

Bouwstenen in Outlook

Maak je regelmatig e-mails met soortgelijke inhoud, zoals opdracht- of afspraakbevestigingen, dan wil je daarvoor een template gebruiken. Met iWRITER 365 voor Outlook kun je bouwstenen die je in iWRITER 365 ontwerpt, eenvoudig invoegen in je e-mails. Een bouwsteen bestaat uit tekst die in een bepaalde lay-out is opgemaakt en kan vraagvelden bevatten om je tekst te personaliseren. Je kunt bouwstenen invoegen in zowel documenten als e-mails.

Bij het opstellen van een e-mail is het een kwestie van de juiste bouwsteen selecteren en invoegen. Via de wizard kun je de tekst aanvullen met specifieke gegevens. Je kunt die gegevens zelf intypen, maar wanneer je velden hebt gekoppeld aan bijvoorbeeld jouw Outlook contacten, dan worden deze gegevens automatisch ingevuld.

Outlook template iWRITER 365

Kortom, met een paar muisklikken heb je je e-mail opgesteld, in de huisstijl van jouw organisatie.

Handtekening in Outlook bespaart tijd

Om jouw e-mail af te maken, sluit je af met een ondertekening – in Outlook wordt dit e-mail handtekening genoemd. In plaats van de handtekening in Outlook in te stellen, kun je ook gebruik maken van de handtekening van iWRITER 365 voor Outlook. Deze handtekening ontwerp je, net als bouwstenen, in iWRITER 365.

Voordelen van een iWRITER 365 handtekening

  • Handtekeningen staan op één centrale plaats – in de cloud. Van iedere handtekening is maar één versie in omloop.
  • Omdat er van iedere handtekening maar één versie in omloop is, beschikt iedereen automatisch over de meest actuele handtekening. Hiermee maak je je communicatie uniform.
  • Je kunt gebruik maken van verschillende soorten handtekeningen, zoals jouw persoonlijke (informele) ondertekening die standaard onder jouw e-mails komt te staan en een formele ondertekening die je in bepaalde situaties wilt gebruiken. En misschien wil je niet altijd jouw persoonlijke ondertekening gebruiken, maar een meer algemene handtekening zoals die van jouw afdeling of team.
  • Wijzigingen in de handtekening zijn niet alleen snel uit te voeren, het beschikbaar stellen van die handtekening aan mensen in je organisatie of aan specifieke groepen, is direct geregeld. Dus als je bepaalde acties of evenementen hebt die je onder de aandacht wil brengen, dan kun je die toevoegen aan de (tijdelijke) handtekening.

    Met iWRITER 365 voor Outlook kun je twee handtekeningen als standaard instellen: één voor nieuwe e-mails en één voor antwoorden en doorgestuurde berichten. Daarnaast is het mogelijk om uit de beschikbaar gestelde handtekeningen een andere handtekening te selecteren. 

Outlook signature iWRITER 365

Meer informatie over e-mail templates in Outlook?

Wil je meer weten over e-mail sjablonen of een digitale handtekening in Outlook? Neem dan contact met ons op of vraag een vrijblijvende demo aan.

Whitepaper: Adoptie van Office 365 in drie stappen

Wil je Office 365 implementeren? Hoe overtuig je iedereen van het nut van Office 365? Welke strategie gebruik je en hoe haal je het meeste uit de nieuwe digitale werkplek?

Klaar om iWRITER 365 zelf uit te proberen?

Probeer het zelf

De basisversie van iWRITER is voor één enkele gebruiker gratis. Het enige dat je nodig hebt is een Office 365 licentie.

of

Vraag een demo aan

Laat je e-mail achter om een demo in te plannen. We geven je inzichten en beantwoorden je vragen.

Onze website maakt gebruik van functionele, analytische, social media en tracking cookies van iWRITER en derden. Door verder gebruik te maken van deze webpagina ga je hier automatisch mee akkoord.
begrepen!